解读规范会计档案的销毁工作

　　会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节,对到期的会计档案进行鉴定是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序,要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,但未明确销毁前是否开展会计档案的鉴定工作以及鉴定的工作程序和有关具体职责,这在一定程度上将会计档案销毁的最主要责任归于单位负责人.在实际工作中,为避免可能发生的风险,单位负责人往往倾向于不对到期的会计档案进行销毁,致使单位保存了大量远远超过最低保管期限、已失去保存价值且符合销毁条件的会计档案,占据了大量的档案储存空间,造成了一定的资源浪费。因此,新《管理办法》增加了会计档案依据鉴定结果予以销毁的相关规定。

　　监销是保证档案销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《管理办法》规定“销毁会计档案时,应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销”。由于会计档案销毁属于单位的内部管理事务,理应由单位自行组织。原《管理办法》关于国家机关销毁会计档案由财政部门审计部门派员监销的规定,由于相关部门人手紧缺、管理责任不清等原因,在实际工作中,既难以真正贯彻落实,又增加了行政管理成本,无法切实发挥监督作用。为此,新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求,即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章”。

　　在销毁会计档案前,单位档案机构或档案工作人员应根据单位档案鉴定委员会(或小组)作出的鉴定意见编制《会计档案销毁清册》,并由相关责任人签字或盖章。《会计档案销毁清册》的编制格式可参考表1。

表1

　　会计档案销毁时,应采用安全的运输方式,运输途中应有保卫部门人员押运,如有涉密未解密会计档案,应按密级文件运输至销毁地点。

会计档案销毁应在国家指定的销毁地点或安全的场所采用国家认定的销毁设备。销毁时,应确认会计档案销毁至无法恢复,监销人员方可离开。

    【填表说明】会计档案销毁清册应当一式多份,档案管理机构、会计管理机构、信息系统管理机构方(如涉及电子会计档案销毁)各方在纸质会计档案销毁清册上履行签章手续,并各留存一份

　　编制部门:填写编制本表的单位档案管理机构。

　　序号:填写销毁档案的顺序号。

　　档案名称:填写拟销毁档案的题名。

　　起止年度:填写拟销毁档案所属会计年度起止区间

　　档案编号:档案的分类编号。

　　卷内文件件数:填写拟销毁档案案卷内包含的文件件数。

　　卷内文件页数:填写拟销毁档案案卷内包含的文件页数

　　应保管期限:填写拟销毁档案按照新《管理办法》附表1《企业和其他组织会计档案保管期限表》和附表2《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》,以及《关于新旧(会计档案管理办法)有关衔接规定的通知》(财会(2016)3号)有关规定填写保管期限

　　已保管期限:填写拟销毁档案实际已保管期限。

　　备注:填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位,需在此标示电子会计档案和纸质会计档案

　　单位负责人;由本单位负责人签字或盖章。

　　档案机构负责人、会计机构负责人、信息系统管理机构负责人:由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构负责人签字或盖章,其中信息系统管理机构负责人仅在涉及电子会计档案销毁时签字或盖章。

　　档案机构经办人、会计机构经办人、信息系统管理机构经办人:由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构具体办理档案销毁程序的工作人员签字或盖章,其中信息系统管理机构经办人仅在涉及电子会计档案销毁时签字或盖章

　　监销人:由监销人员签字或盖章。

　　电子会计档案按照《电子文件归档与管理规范》(CB/T189)进行销毁,销毁电子档案应在办理审批手续后实施;属于保密范围的电子会计档案,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。存储可擦写载体上的电子会计档案,应采用可靠的擦除方式,以确保彻底清除。不属于保密范围的电子会计档案可进行逻辑删除。