对会计档案定期保管期间的设置进行了重新规范

　　为便于单位档案的统一管理,并结合会计档案的实际利用需求,本次修订将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类,即将原附表1、附表2中保管期限为3年5年、10年的会计档案统一调整为保管期限10年,将保管期限为15年、25年的会计档案统一调整为保管期限30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。固定资产卡片的保管期限与固定资产使用年限相关,其保管期限是固定资产报废清理后5年。有些使用期较长的固定资产,其卡片保管期限有可能达到70年以上,如建筑物固定资产使用卡片。

　　此次对会计档案保管期限的调整,主要基于以下几个方面的考虑是部分单位认为原定会计档案保管期限太短,实务中会计档案的保管期限往往大大超过原定会计档案保管期限;二是原定会计档案保管期限存在一定的不合理性,特别是使用期超过档案保管期限的资产,在其会计档案保管期限达到后,仍在使用或存续,其会计档案需要继续被调阅查用,因而不宜销毁;三是因应当前我国深化主体责任制度要求,原定会计档案保管期限不能满足问责追查的需要;四是实务中一些超过15年的凭证档案和超过25年的账本档案仍旧被查阅利用,需要适当延长会计档案保管期限;五是与纸质载体相比,会计档案电子化后,对库房等物理空间占用较少,保管成本大幅降低,为延长会计档案保管期限提供了便利;六是原会计档案保管期限定为3年、5年、10年、15年、25年等五种,种类繁多,实际工作中不好掌握,反而影响了会计档案保管期限相关规定的实施效果;七是与《机关文书档案归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)等国家档案制度关于档案保管期限的相关规定协调一致,国家档案局第8号令将机关文书档案定期保管期限设置为30年和10年,国家档案局第10号令将企业所有档案的定期保管期限设置为30年和10年。

　　对于会计档案保管期限的起算时间,应从会计年度终了后的第一天算起。如2014年形成的会计资料,当年装订,其保管期限应从2015年1月1日起算,而不是以其装订时间起算。对于部分长期无法归档的会计资料,其保管期限应从其实际归档后的次年起算。