会计机构办理会计档案移交的要求是那些

　　会计档案移交,是指各单位会计管理机构将临时保管的会计档案,移交至单位档案机构(未设立专门档案机构的,也可为负责单位档案工作的部门,下同)或档案管理人员的过程。会计档案移交可参见《企业档案工作规范》(DA/T42)和《机关档案工作业务建设规范》(国档发1987]27号)的要求。具体做法如下:

　　会计机构按期将会计档案移交清册随同待移交的会计档案向档案机构移交;档案机构接收时应认真核对,并检查档案质量,按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,经双方确认无误后在会计档案移交清册上签字、盖章;会计档案移交清册由会计机构和档案机构各保留一份。移交过程中,具备电子会计档案管理条件的单位,可通过电子档案管理信息系统完成线上移交流程。移交的会计档案必须是完整的、可利用的、可保管的。会计档案移交清册的编制格式可参考表4-2。

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　　【填表说明】

　　会计档案移交清册至少应当一式两份,移交时应在纸质移交清册上履行签字手续,移交方接收方各留存一份。

　　年度:填写移交的会计档案所属会计年度。

　　会计凭证、会计账薄、财务报告、其他:按照移交会计档案的类别分别对应填写本次移交档案的盒或卷的数量。

　　光盘:填写移交光盘的数量。

　　备注:填写需要特别说明的情况。实行会计档案电子化归档的单位,须在此标示电子会计档案或纸质会计档案

　　移交部门:填写交出会计档案的单位或部门名称。

　　移交人:由移交部门的经办人员签名或盖章。

　　接收部门:填写接受会计档案的单位或部门名称。

　　接收人:由接收部门的经办人员签名或章。

　　监交人:由监督人签名或盖章

　　移交时间:填写移交会计档案的日期。

　　元数据是对数据资源的描述,即关于数据的数据,是信息共享和交换的基础和前提。电子会计档案元数据主要用于描述电子会计档案的内容、背景、结构及其管理过程,是会计档案的索引、解释说明的信息项,需随电子会计档案一并移交。元数据项的要求可参见档案行业标准(文书类电子文件元数据方案》(DAT46),文件格式符合档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47),或《文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分:PDF1.4(PDF/A-1)的使用》(GB123286.1),也可参考《文献管理可移植文档格式第1部分:PDF1.7(GB/T320106.1)。图像电子文件的归档存储格式可根据《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47)的原则和《电子文件归档和管理规范》(GB/T18894)的要求确定。

　　单位档案机构接收电子会计档案时,对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性的检测方法可参考《企业电子文件归档和电子档

案管理指南》(档办发(2015)4号)的要求。具体做法如下:

　　1.真实性和可靠性检测

　　收集归档前,采用加密算法对归档电子文件进行认证,形成认证码;电子档案管理系统接收到归档电子文件后调用加密算法,将产生的认证码与原认证码进行比对,如果两次认证码不一致,应确定为电子文件被更改。

　　2.完整性检测

　　将归档的电子文件与电子文件应有构成要素进行比较,凡缺少应有构成要素的电子文件均是不完整电子文件;将收到的电子文件元数据与元数据定义项进行比较,凡缺少应有元数据元素的,应确定为元数据不完整;对于有些需要特殊的软、硬件支撑才能显示或处理的电子文件归档时应检查其所依赖的软、硬件是否与电子文件一同收集。

　　3.可用性检测

　　可用性检测一般包括如下两个方面

　　(1)电子文件和电子档案可识别性检测。收集不可识别电子文件特征,形成特征库;将收集归档的电子文件与不可识别电子文件特征库中的特征进行比对,符合不可识别电子文件特征的,应确定为不可识别电子文件。

　　(2)存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性检查。可靠性检查是指采用防病毒系统检查电子文件和电子档案有无病毒,以确保防病毒系统的病毒库处于最新状态。兼容性是指电子文件和电子档案存储格式对特殊软硬件平台的依赖性。兼容性检查包括硬件和软件两个方面,由

　　于目前尚无统一的检查方法,各单位可参照采用信息系统开发中的Beta测试法进行检查。如果采用离线移交的,单位还应对载体的完好性进行检查,即检查电子文件存储的载体有无损伤,可否正常使用。其中,需检查的离线载体数量较少时,可采用人工检查;需检查的离线载体数量较多时,应采用专用的检查系统。