【案例】企业集团财务公司回单电子化管理实现方案

       某企业集团财务公司电子回单包含两部分内容,由PDF格式的回单文件与结构化的XML形式的数据组成,两种形式的信息内容一致。PDF文件以类似于传统纸质回单的形式将交易信息直观地反映出来,便于阅读;XML结构化数据通过标签标识信息内容,便于回单接收单位准确方便地利用电子信息。

       PDF回单文件,如图1所示,包含了收付款单位双方账号、名称、交易币种、金额、交易发生时间等必要的交易信息、交易流水号电子签名的特征码等信息,以及上述三项信息的二维码图片。

图1　财务公司回单样式

       该企业集团财务公司电子回单提供三种获取方式:

       (1)通过登陆财务公司网银系统主动索取下载;

       (2)指定电子邮箱地址定制接受定期发送的电子回单;

       (3)条件成熟的企业通过财银企直联接口定期自动导入电子回单。

       电子回单信息验证有三种方式:网页录入内容验证,上传PDF验证手机APP拍照二维码验证。

       由于该集团财务公司电子回单提供了XML的结构化格式和PDF格式,企业可以通过解析电子回单的结构化数据进行数据应用,特别是在电子回单作为会计档案归档的过程中得到了很好的应用。通过解析电子回单中的交易流水号等信息,与会计核算系统中的相关信息匹配,能够精确做到会计凭证与电子回单的双向索引,既满足企业电子回单作为会计档案归档的需求(见图2),同时也满足企业通过会计凭证快速查询到对应的电子回单文件和影像件的需求(见图3)。

图2 通过交易流水号匹配示例

图3 电子回单匹配结果查询

　 　目前,此方案已在该企业集团下属20余家单位实施及应用。以该集团某分公司2015年数据为例,全年共发生财务公司业务66757笔,使用上述方法完成财务公司回单与会计凭证的匹配及电子回单归档工作,将原有的打印、分拣、整理、装订、归档等事务性工作转移到信息系统中自动完成,无须打印纸质回单,无须人工分拣匹配,不但大幅降低纸张消耗,而且大幅提升工作效率与质量,取得了很好的效果。