【案例】某国有大型企业电子发票的报销入账及归档流程

      1.单位取得电子发票

      单位部暑经由税务主管机关认可的电子发票应用客户端。此客户端通过htps数据传输协议与主管税务机关的电子发票服务器进行数据交互，确保电子发票数据在可信任的数字证书下安全进行交互。单位通过自身的财务ERP系统与电子发票应用客户端对接,获取属于本单位的电子发票。取得电子发票的接口交互方式可以采用受票方每日向电子发票应用客户端定时发送数据请求和实时调用两种,单位可视自身情况选择。电子发票应包含有识别受票方单位的唯一代码(如:纳税人识别码或组织机构代码或其他具有唯一性的代码),单位从电子发票应用客户端利用此唯一码准确接收本单位电子发票。电子发票应用客户端向企业传输经加密的结构化电子发票信息,内容涵盖电子发票的关键字段。税企直联方式如图1所示。

图1　税企直连方式

2.电子发票报销入账

报销人在单位报账信息系统中提出费用报销申请,通过财务ERP系统间接口交互,报销人可根据“发票代码+发票号码”查询调取电子发票信息,锁定报销所需电子发票,进而向审批人提交报销申请。已锁定的电子发票不能同时被其他报销人引用。审批人按照单位内部授权和财务等相关规定进行审批,审批通过后流转至会计及出纳进行后续记账支付处理,接口自动将记账状态返写税务机关的电子发票应用客户端如报销申请未审批通过,原锁定的电子发票被释放,可重新调用。纸质发票与电子发票报账流程对比见图2。

图2　纸质发票与电子发票报账流程对比

3.电子发票归档

单位报账流程结柬后,标志为已记账的电子发票应当在单位进行归档保管。电子发票归档应当符合国家电子文件归档和电子档案管理相关规定。电子发票的归档可采用在线、离线和灾备等多套异质相结合的存储方式,一方面,通过计算机利用网络传输技术将电子发票在线传输并归档保管;另一方面,将其集中起来拷贝到性能稳定的载体上,如磁带、光盘、硬盘等;此外,应采用异地存放进行灾备。