【案例】某国有大型企业档案馆建设情况

　　数字档案馆,是指档案收集、管理、存储、利用等档案管理活动的数字化、电子化、网络化,是基于计算机网络技术、数据库技术及多媒体技术的发展而产生的新型档案馆。该企业基于自身已有的云门户平台,采用“平台十应用”的建设模式,搭建了整个企业的一级架构数字档案馆。数字档案馆通过在线归档方式实现与企业相关业务系统(公文管理系统、合同管理系统、采购管理系统、ERP系统、财务报账系统)的电子档案对接,更好地满足了无纸化归档需求,促进了节能减排、低碳环保。

       1.数字档案馆主要功能

数字档案馆系统主要包括三大平台,即核心应用平台、核心功能平台以及系统管理平台。其中,核心应用平台主要包括电子文件中心、电子目录中心、虛拟档案室、共享利用平台、电子阅览室、专题档案室多媒体档案室、网上虛拟展厅、档案门户网站等功能模块;核心功能平台主要包括档案据采集与加工、档案数据存储与管理、档案数据查询与利用等功能模块;系统管理平台主要包括元数据管理、基础数据维护日志管理、权限管理、流程管理、电子文件格式转换平台、归档配置管理、接口管理、数据备份等功能模块。

　 　数字档案馆系统支撑企业生产经营过程中产生的各种类型档案从收集、归档、存储、管理以及利用全过程,支撑从档案建立到档案销毁的档案全生命周期管理。其中,档案收集方面:与档案相关的业务系统对接,实现系统自动归档;实现对纸质档案的数字化加工;针对不同类别的档案,提供不同的预归档流程。档案管理方面:实现自动组卷、拆卷合并、移动等归档整理,自动生成档号;实现对归档及移交流程的支撑并支持灵活的流程定义和修改;实现档案自动整理,包括自动标引、立卷、编号、归档校验等。档案管理方面:实现对全公司档案信息的集中存储,与档案管理活动相关联,当活动发生时,自动更新档案库所存放的档案信息;根据档案保管期限生成销毁清册并保存鉴定记录、销毁记录以及鉴定人员、销毁人员的电子签名。档案利用方面:实现对档案借阅和归还的流程支撑,包括电子档案盒纸质档案;支撑借阅档案信息快速查询;实现方便快速、全面智能的裣索,包括专题检索、模糊查询、组合查询等;支持组建档案编研小组,通过网络协同工作,进行资料收集和编辑。

       2.会计档案电子化管理

　 　通过电子档案系统的集成接口,将ERP等相关系统生成的记账凭证、会计账簿和报表、报账单及审批信息、电子银行回单、内部原始凭证、外部报表及时归集到电子档案系统,并建立记账凭证和报账单、内部原始凭证、电子银行回单之间的关联关系,在电子档案系统中实现所有会计档案的相关查询。