电子会计档案的管理要求有哪些？

　　利用计算机、网络通信技术管理会计档案,简而言之,就是将分布在不同地理位置上的具有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备用通信设备和通信线路连接起来,配以相应的档案管理软件,实现档案资源的共享。计算机、网络通信等技术在会计档案管理中的应用已从最初的检索、编目、统计等几个环节向多元化管理方向发展。在计算机网络通信技术条件下,会计档案管理工作不再单单局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理,而是前移至文件的形成阶段逐步实现对会计档案全生命周期的管理

　 　利用计算机和网络通信等技术管理会计档案,应把握好以下几点：

　 　第一,实现档案管理自动化。计算机具有高效的信息处理能力,能够以极快的速度输入、存储和输出信息,并进行逻辑推理及判断。通过计算机对会计档案信息资源进行分类、提取、分析加工后,可以大大提升会计档案资源管理的效能。如会计档案编目工作在传统模式下由会计人员手工处理,工作量较大,而在利用信息技术条件下,可以由计算机程序自动完成,大大缩短了处理时间,节约了人工成本

　 　第二,实现档案信息数字化。通过数据挖掘和整理,建立会计档案数据库,实现会计档案数字化管理,促进会计信息资源的共享。在此基础上,单位可以运用自动分词技术、纯文件级数据检索、二维码检索云检索等技术增强对电子会计档案的检索功能,提高档案利用的效率,降低纸质档案磨损、遗失的风险,实现会计档案由静态管理向动态管理的跨越。

　 　第三,实现会计档案全生命周期电子化管理。应用电子档案管理系统,特别是在系统中引入传输加密技术和异地备份技术后,单位应利用网络监控技术对计算机接口进行有效控制,根据涉密级别的不同,设置不同权限,通过用户认证机制区别不同使用者,同时加强对网络非法入侵的抵御能力。运用这些安全技术措施,能够保证会计档案在安全可靠的前提下得到充分利用。

　 　第四,档案存储方式多样化。电子会计信息通过接口传输到档案终端,可以非结构化、半结构化及结构化等多种数据格式进行存储。存储介质可使用只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等多种介质。但是,需要指出的是,利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案存在易遭破坏、难留痕迹等问题,还受到载体质量、存放环境等因素的影响因此,保障电子会计档案的真实、完整和安全极为重要。