【案例五】会计档案“五线谱”

一、背景

A通讯公司成立于1985年,经历30年的磨砺和探索,目前已经成为全球领先的综合通信方案提供商和最大的通信设备上市公司,其业务遍及全球160多个国家和地区,人员规模超过7万人。为解决企业分支机构扩展带来的一系列管理问题,A通讯公司的财务工作者们勇于创新建立了国内第一家共享服务中心,2013年逐步形成了第一家以中国本土为总部,服务全球的财务共享服务中心。目前该中心有300多名员工,负责全球80多个国家的核算业务,100多个国家的资金管理,服务语言多达25种,已经成为A通讯公司的全球核算中心、国际资金中心、全球管理数据中心和全球档案管理中心,成为支撑该公司战略发展的重要力量。

会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告,也包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他具有保存价值的会计资料。业务全球化使A通讯公司的会计档案遍布世界各个角落,在对会计档案进行管理的过程中,也曾经面临一系列的问题。首先,A通讯公司每年产生会计档案超过200万份,仅国内AP模块费用报销凭证每年有几百万页,统一邮寄至财务云所在地一甲城市进行归档和保管,每年花费邮寄费用高达几千万元;其次,在过去的一段时间内,A通讯公司的会计档案依靠台账进行管理,没有系统统一记录与维护,导致外部检查单位、内部员工在调阅凭证时,档案调阅工作量巨大;再次,A通讯公司的会计档案数量多,占地面积大,凭证的打印、匹配等管理成本不断增加;最后,纸质档案保管面临丢失毁损风险,同时因人工记录的台账准确性和及时性也不尽如人意,给档案管理工作带来了极大的困扰。

在传统会计领域,人们一直视合法入账的会计凭证为传统会计得以存在的根本,以会计原始凭证为载体的初始信息必须经过人工的审核确认、分类、记账、计算、汇总、调整等加工过程,才能形成有用的会计信息,这一过程不仅需要办公场所、纸张等物质消耗,还涉及不少的人力开支。而会计电算化和网络技术的广泛应用,已基本上把会计人员从繁重的会计信息加工过程中解放出来,过去需要多人完成的记账、算账和报账工作,现在只需一台计算机便可准确、快速完成,其所带来的信息采集和加工成本的节约是显而易见的,与此同时,企业对会计档案的管理由实物向电子化转变也成为可能。会计档案电子化不仅仅是对纸张、笔墨的简单节约,更是对会计信息采集和披露成本的节约。

二、会计档案管理

为了更高效地完成档案传递,进一步提升档案管理水平,A通讯司倡导绿色环保的管理理念,在原始凭证的生成及存储形式、档案管理流程、制度规范、电孑档案系统等方面进行全面实践。在档案管理规范化方面,通过原始单据的扫描、归档、调阅等岗位的精细化分工,使得档案整理、加工工作更加高效;在档案管理流程方面,将档案的实物流和电子流传递过程分开,通过相关编码相互关联,实现了档案原始凭证的电子化储存方式;在系统建设方面,网络报账环节的影像管理系统与电子档案系统相辅相成,共同构成完整的电子档案管理体系。档案管理框架如图29所示。

图29 A通讯公司全球会计档案管理框架

（一）通过管理创新减少原始凭证

新时代的社会提倡健康可持续发展,A通讯公司的CGO(colgreen、open)企业文化同样明确了绿色环保是技术和产品追求的目标在财务管理领域,A通讯公司原始凭证的承载方式也在追求环保的道路上悄然发生着变化。

2009年A通讯公司建立了自己的商旅服务中心,为公司7万名员工提供预订机票和酒店全流程服务。员工在出差前可以通过公司商旅系统网上预订或通过商旅热线预订机票、酒店,持身份证登机、入住酒店全程无须单独开发票,无须支付机票款和酒店住宿款,公司与航空公司、酒店汇总结算,统一开具发票;出差后,商旅系统自动完成报销,无须员工个人再贴票。在这种财务参与到业务处理流程的管理模式中,一方面员工在商旅出行时,不用再面对繁杂的手续和烦琐的票据整理,实现了全程零负担出行;另一方面以统一支付后的行程单和银行结算单据为例,A通讯公司在商旅方面每年节约的纸张相当于1400多辆汽车一年的碳排量,在低碳环保的道路上迈出了一大步。

A通讯公司在海外的业务遍布全球100多个国家,员工在海外的消费,票据一般为手写收据,且语种众多,样式繁杂,会计审核难度大控制力度不足。2011年A通讯公司与招商银行、中国银行等合作,为员工定制了企业版的公务卡。员工出差消费只需携带公务卡,消费数据可以直接连到企业内部的网络报销系统,内部系统可以查询消费账单,报销时,员工勾选因公消费明细即可生成电子报销单,在业务审批和财务审核环节主要关注电子报销明细,在档案管理环节,总部保管电子档案同时原始凭证提交在本地保管。全流程信息传递如图30所示。

图30 公务E卡通流程示意图

在这种模式下,A通讯公司员工在海外发生的因公消费支出,在原始凭证提交本地保管的基础上,企业再辅以银行电子交易明细作为报销依据和存储依据,保障了数据的真实性,减少了人工差错及舞弊行为提升了内部管理水平。

(二)档案流转规范化

A通讯公司的档案管理规范采用“三统一”的原则,即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,将各类会计账册分门别类进行保管。档案管理规范主要包括员工提单规范、影像扫描规范、档案递交和整理规范,以及档案借阅规范等,如图31所示。

图31 A通讯公司档案管理规范

1.员工提单规范

员工在网络报销系统提单后,系统会自动生成单据号码,员工打印带有票据条形码(票据号)的单据封面,并将发票等原始凭证粘贴到A4纸上,按单据份数装订,投递到票据箱或递交至本地扫描员,在登记簿中登记递交的单据信息。在这个过程中,票据条形码可以对票据物理位置进行实时跟踪,有效粘贴票据成为电子会计档案管理的第一步

2.影像扫描规范

票据员使用扫描枪,扫描单据封面的条形码,系统会自动生成影像并根据文件上传的顺序为影像分配索引号,索引号用打码器印在实物票据上,方便后端与实物发票的匹配。影像的扫描上传为费用报销的影像审核提供了技术基础,同时也为后续大量的审计、科技拨款等档案调阅工作做好了准备,是会计档案无纸化的关键环节。

3.档案递交和档案整理规范

A通讯公司在全球部署了ERP账务核算系统,入账完成后,在ERP产生唯一连续的凭证号,由记账人员打印入账凭证,与实物票据匹配按核算主体、凭证号进行排序,递交给档案管理员,档案管理员接收凭证,完成凭证顺号、分类、归档、上架等工作,并将凭证清单录入电子档案系统。

档案借阅规范:因为内外部审计会经常调阅会计档案,需要申请人在电子档案系统提交借阅申请,经业务领导和财务领导审批后,由全球档案中心安排调阅影像。

除以上规范外,A通讯公司还制定了档案交接规范、会计档案存放规范、会计档案销毁规范等,共同构成了档案管理规范。

(三)电子流与实务流无缝对接

在档案管理流程中,A通讯公司基于安全性、实用性和开放性原则

将会计核算产生各类档案的实物转化为电子影像,实现了档案电子流和实物流的分离,如图32所示。

图32 A通讯公司档案管理流程

员工在网络报销系统中提交电子版报账单,由业务领导审批后,单据流转至审核任务库,由审核会计提取,审核完成并导入ERP账务处理系统,生成会计凭证。对于各类总账凭证,账务处理人员直接递交全球档案中心,由档案管理员按照凭证号的顺序对档案进行顺号、扫描上传至影像系统,并进行归档。在档案实物流方面,员工将实物票据粘贴到A4纸上,并打印带有票据条形码和报销单据号的报销封面起装订好递交到财务票据箱,档案员会实时收取实物票据,扫描上传到影像系统中,并在实物票据上加盖系统自动生成的索引号,放入票据中转架,实物进入待归档状态,最后有档案管理员根据账务凭证号对单据进行实物归档。在档案电子流和实物流的流转中,单据号、票据号、索引号、凭证号的对应关系如图33所示。

图33 票据号、索引号、凭证号和单据号的关系

(四)岗位分工精细化

A通讯公司在档案管理流程中,将档案管理的岗位也进行了精细化分工,主要包含扫描岗、归档岗、档案岗、调阅岗等。扫描岗主要负责每天接收、核对当地提交及外地邮寄的实物报销单据,将待扫描的单据用扫描枪进行扫描处理。归档岗主要负责将待归档的单据,在电子档案系统和实物档案中都作归档处理。档案岗负责对凭证进行总体顺号、装订、上架,保证每册中的凭证连号,且各册之间的册数连号,记录会计档案各册的凭证号起始信息、存储位置。调阅岗主要根据内外部审计公司外部单位、公司内部部门的需要进行会计档案的调阅。另外,A通讯公司在档案室建设方面,还设置了中转室、密集架等特色产品,方便实物的归档和摆放,节省实物档案的空间占用。

三、电子档案管理系统

在全球财务共享服务平台的建设过程中,A通讯公司为其国内外子公司的核算、档案管理搭建了统一的信息系统平台,财务所有的信息均通过信息系统来采集和传递,实现了数据一点录入,信息全程共享。网络报销环节的影像管理系统与档案管理环节的电子档案系统,共同构成了A通讯公司的档案管理系统体系。

影像管理系统解决了票据实物流转、原始凭证调阅、离岸处理、业务处理分工和效率的问题,为全球档案共享服务的实施提供了强有力的支撑。A通讯公司通过影像管理系统的实施,原始票据可直接在各地进行扫描,电子影像文件上传至影像管理系统,在国内的共享服务中心可随时调阅影像文件。电子档案系统以ERP系统为基础,与影像管理系统、网络报销系统和其他系统相结合,将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配,形成完整的电子档案数据。电子档案系统的功能框架如图34所示。

图34电子档案系统功能架构

(1)电子影像。电子影像包括影像查询和影像复核。影像文件指外部原始凭证通过影像系统和条码采集技术扫描后生成的电子文件,内部原始单据直接从源系统获取生成对应的电子文件。影像复核功能对已经生成的原始凭证影像文件的质量进行复核,确保所有的电子文档符合电子档案管理规范的要求。

(2)电子凭证。电子凭证功能主要是将企业自制的记账凭证的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配,生成完整的电子记账凭证档案数据,以册为单位在系统内进行管理,达到纸质会计档案同电子会计档案的完全统一,取代日常档案调阅中对纸质会计档案的依赖,使得纸质档案免受人为翻阅和电子设备复印、扫描的损害。

(3)报表查询。报表查询功能支持查询电子档案系统内的不同法人、不同账簿、不同类别的电子档案在系统内的状态,累计册数等信息,出具多维度的档案管理报表。

(4)档案借阅。档案借阅主要涵盖了档案借阅的系统流程,包含借阅申请的发起以及系统内的电子审批流,档案借阅主要以调阅电子档案为主,纸质档案为辅。

(5)库房管理。库房管理功能包含企业电子及纸质档案的入库、出库、归还、盘点等,定位到每一本纸质档案的库存状态和具体库位,方便档案调阅和查找,通过条码技术的应用对纸质档案进行监控管理,确保档案的实物同电子数据一致,提升档案管理水平。

(6)系统管理。系统管理主要包含企业组织架构的搭建、档案系统基础数据的维护、人员权限的配置、同企业其他系统数据的接口管理等。通过权限的配置提升电子档案数据的安全性,避免企业信息外露,同时,满足档案外包的需求,可以针对不同的企业开放不同的权限进行数据隔离。接口管理可以实现从其他系统获取数据生成档案数据,减少电子数据转换成纸质档案的过程。

四、实施电子档案系统的意义

A通讯公司电子档案管理系统的实施,便于对集团的会计档案进行有效的管理监控,确保每本档案均有电子影像文件,一定程度上实现了会计档案调阅的电子化,同时也完善了档案影像和实物的精细化管理,使得企业的档案管理更高效、低成本、环保。

1.实物档案电子化

通过电子影像系统,将实物会计档案电子化,并通过当下流行的RESTful设计原则,将电子影像与实物会计档案等有效匹配,构建了一个强大的、可扩张的、灵活的电子影像系统,有力地支撑了业务管理水平的提升,档案调阅可随时调取影像,节省了时间和人力,也让纸质档案免受借阅、搬运过程中的多次损坏。同时对于A通讯公司100多个海外代表处来说,实物凭证电子化,总部保存电子档案,海外本地保存实物档案,不仅有利于各代表处按照当地特有的法规管理会计档案,还可以随时调阅影像。

2.提高了信息传递的效率

电子影像系统建成后,所有审批环节都依照影像进行,将电子流和实物流分离,不再需要各审核环节责任人查阅实物报账单据,员工可以根据票据号或者报账单号实时查看单据状态,并与共享服务中心员工进行沟通解决,显著提高了报账审批的效率,缩短了报账审批周期。电子档案系统的实施对于有着100多个海外分支机构的A通讯公司

3.降低了管理成本

来说,实物档案直接在海外当地归档,减少了会计档案频繁邮寄至甲城市的邮寄成本,同时节省了凭证打印和匹配的工作量,人力成本和管理成本都大大降低。

4.提高了档案管理水平

通过电子影像系统,档案管理中心能够方便地获取实物凭证所处的环节,将电子报账单、原始凭证影像、ERP记账凭证匹配成“份”,以电子格式保存于档案系统,与实物档案完整统一。系统将电子档案也分册归集,与实物的档案册双模式保管方便定期、分批打印、装册、装柜等归档操作,既提高了档案资料管理的规范性和效率,也方便档案借阅。