【案例四】 某企业会计档案电子化管理案例

一、整体方案

(一)基本情况

随着会计电算化和企业信息化工作的推进,该企业采用ERP等套装软件,实现了会计核算电子化和业务财务一体化,在满足了经营管理对企业多维度信息需求的同时,会计核算日益精细化,业务处理自动生成的会计分录数量巨大,会计档案资料日益增多。大量的会计档案占用了庞大的库房空间,消耗了大量的人力、物力,而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作,既不利于企业进一步深化实施会计信息化工作也不利于全社会节能减排工作的开展。

为顺应财务信息化的发展,实现降本增效,该企业依托全公司一级架构的ERP系统、报账系统、资金管理系统和数字档案馆系统,通过全面的业务梳理和系统的优化、改造,实现了全集团的会计档案电子化,如图23所示。

图23 一级架构档案管理系统

（二）总体解决方案（见图24）

图24 会计档案电子化总体方案

会计档案电子化管理范围

(1)会计凭证类:原始凭证、记账凭证。

(2)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片。

(3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明。

(4)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册等。

2.设计原则

(1)相关性:系统内的报表、账簿、记账凭证、内部原始凭证之间相互关联,有完整的逻辑关系。记账凭证根据内部原始凭证和业务单据手工或自动生成,并可追溯;账簿由记账凭证自动生成;报表根据记账凭证和系统内业务数据自动生成。

(2)完整性:会计档案电子化后,原有在纸质凭证上的审核点、控制点需转移到系统的电子流程或电子单据上,应做到审核和控制的完整不缺失。

(3)安全性:数据审批确认后不允许修改,或修改后需要重新审批;有完整的用户授权、验证、审计功能;有完善的数据备份功能。

(4)合法性:业务单据和内部原始凭证在系统内要有电子审核和审批确认的流程,或根据其关联的单据自动生成,不需要人工干预。

3.具体实施方案

该企业实施会计档案电子化分两个阶段。首先,依托现有的ERP及相关业务系统,实现会计报表、账簿、记账凭证、银行回单电子化方式保存;企业业务系统生成的内部原始凭证尽可能采取电子化方式保存外部原始凭证采取纸质实物保存;建立电子会计档案间、电子档案和实物档案间的追溯索引关系。然后,将分散在ERP及相关业务系统内的电子会计档案平移到电子档案系统中,并从财务部移交综合部档案馆。

(1)阶段一:基于ERP及相关业务系统的会计档案电子化。

ERP及相关业务系统建设完成后,实现了业务处理信息化、财务业务一体化、会计核算自动化、企业管控系统化,固化了内部核算和控制规则,财务核算按照会计规则从业务活动一开始就自动归集,保障了财务数据的真实、准确,并通过系统间数据关联,做到数据可追溯;报表根据系统内的数据自动出具,能满足外部监管和内部管控要求;ERP等业务系统构建了双机热备、数据组合备份的信息化系统支撑体系,完善了运维安全控制和风险管理,确保系统的安全、高效;满足了会计档案管理的相关性、完整性、安全性,可依托ERP及相关业务系统实现会计档案电子化。

①会计凭证。

记账凭证以电子化方式保存,不再进行纸质存档。

外部原始凭证需纸质保存并归档。其中,通过报账系统发起并入账的外部原始凭证需和报账单匹配纸质保存,通过报账单编号建立原始凭证与记账凭证之间的关联,依靠信息化手段检索调阅;不通过报账系统发起并入账的外部原始凭证,需在原始凭证粘贴单上手工标注记账凭证号,按记账凭证编号顺序归档;报账单如无匹配的外部原始凭证不需打印。

内部信息系统产生的原始凭证(如出入库单、到货签收单等)以电子化方式保存,通过建立与记账凭证之间的关联,依靠信息化手段检索调阅;营业系统的收入报表、结算报表、人力资源系统生成的人工成本计提业务报表,需要专业部门稽核确认,需保留纸质附件。

纸质会计凭证装订时,每册应附“会计凭证归档对照表”,对照表中应包含记账凭证编号、报账单编号、有无附件、制单人、金额、摘要来源系统等信息。会计凭证的装订按照记账凭证编号顺序装订,如“无附件”,该记账凭证编号可以空缺跳过,如“有附件”,该记账凭证编号不可跳过。如系统出具的“会计凭证归档对照表”中“有无附件”和实际附件情况不符,需由会计人员在“会计凭证归档对照表”上签章更改。

②财务报告和会计账簿(包括总账、日记账、固定资产卡片)

内部报表主要用于企业内部管理及监管,数据主要来源于ERP系统业务数据的查询、分析、输出,原则上以电子的方式提供,如业务管理有需要,可向有关部门申请ERP系统和报表系统相应的查询权限。

外部报表由报表系统出具,视外部单位的要求,以纸质或电子的形式提供。

会计账簿不再打印,需要会计账簿时,以电子形式提供,也支持对账簿的随机打印需求。

公司通过资金平台进行资金支付,资金平台保管了全部电子支付数据且可查询付款凭证及电子支付信息。对已经实现资金平台电子化存储的银行回单停止纸质整理和保存,以电子介质保存资金平台支付的电子回单,通过电子回单和记账凭证的关联关系,采用信息化手段检索调阅。银行对账单需以纸质形式保存。

(2)阶段二:通过档案管理系统实现单一系统会计档案电子化。

ERP及相关业务系统的会计档案电子化解决方案,使会计档案分散存储在不同的系统中,追溯查询相应复杂,也未实现部分内部原始凭证(如计费账务系统、人力资源管理系统等的报表)的电子化。通过ERP及相关业务系统和数字档案馆系统的有效集成,建立“电子档案管理系统”,在一个系统中以电子化的方式管理所有会计档案,使企业会计档案管理工作达到规范化、系统化。

①电子档案管理系统。

电子档案管理系统支撑企业生产经营过程中产生的各种类型档案从收集、归档、存储、管理到利用全过程,支撑从档案建立到档案销毁的档案全生命周期管理。电子档案管理系统主要包括三大平台,即核心应用平台、核心功能平台以及系统管理平台。

其中,核心应用平台主要功能包括:电子文件中心、电子目录中心、虚拟档案室、共享利用平台、电子阅览室、专题档案室、多媒体档案室网上虚拟展厅、档案门户网站;核心功能平台主要功能包括:档案数据采集与加工、档案数据存储与管理、档案数据查询与利用;系统管理平台主要功能包括:元数据管理、基础数据维护、日志管理、权限管理流程管理、电子文件格式转换平台、归档配置管理、接口管理、数据备份。电子档案管理系统如图9-25所示。

图25 档案管理系统平台

②会计档案电子化。

通过电子档案系统的集成接口,将ERP及相关业务系统的记账凭证、会计账簿和报表、报账单及审批信息、电子银行回单、内部原始凭证、外部报表及时归集到电子档案系统,并建立记账凭证和报账单、内部原始凭证、电子银行回单之间的关联关系,在电子档案系统中实现所有会计档案的相关查询。

二、会计档案管理

(一)会计档案归档流程

归档流程分成文件鉴定、整理编目、移交和归档入库等环节,参与角色有部门档案员和档案馆/室档案员,具体流程如图9-26所示(虚框代表部分档案需要)

1.档案鉴定

(1)鉴别电子文件价值,确定其存舍;

(2)审核电子文件的真实性、完整性、有效性等

图26 会计档案归档标准流程

(3)核对其内容和签章,保证与其相应的纸质文件一致

(4)应归档的电子文件填写必要的著录项(如文件标题、主题词、形成时间等);

(5)著录项大部分是系统自动提取或系统根据规则默认,只需填极少项(如页数)。

2.整理编目

(1)电子文件从各部门办结区/库进入到预归档库,其管理权限同时向档案管理部门移交

(2)对经鉴定应归档的电子文件进行审核;审核项包括电子文件是否属于归档范围、挂接的电子文件是否齐全、填写的相关的著录项信息是否准确(如核对纸质文件的页数)等内容;

(3)审核通过后赋予电子文件档号,成为电子档案,即完成电子文件的预归档

(4)打印出文件的档号(含条形码信息),按照规范贴在纸质文件

会计档案管理办法讲解

上,即完成纸质文件的预归档

3.档案移交

将鉴定完毕的数据由办结库移入预归档库要满足两个前提,一个是文件已鉴定完毕、资料完整;另一个是用户具有相应的权限。具体流程如下：

(1)用户选择条目信息,并执行移交命令；

(2)检查输入数据是否符合规则,如所有必填项是否已填、著录项格式是否符合要求、主键是否唯一等;

(3)若数据符合规则,则将这些数据移入预归档库;

(4)预归档库返回移交成功信息后,删除移交成功数据;

(5)需移入预归档库的条目信息;

(6)移交成功/失败通知;

(7)打印需移交的文件目录,以便核对;

(8)输出移交成功信息

4.归档入库(见图27)

图27　会计档案归档核心功能设计

(1)首先对装具盒进行管理,再根据装具盒的大小选择适量的文件进行装盒、打印、粘贴脊背条、然后消毒上架,即完成纸质档案的归档入库；

(2)在系统中进行档案库位的标定,即完成电子档案的归档入库。

(二)会计档案的借间

用户申请借阅相关档案时,需要填写借阅申请单(包含借阅列表),随后由系统判断用户是否有相关文件的借阅权限。若有,则执行借阅;若没有,则发起借阅申请流程。随后系统在相关用户电子阅览室中显示相关文件,发起借阅流程。会计档案借阅审批流程如图28所示

图28　档案借阅审批流程

借阅人提交借阅申请后,由借阅人部门领导和财务部领导进行会签审批,审批通过后再由档案员进行检查,并交给档案员领导进行最后审批,审批通过后借阅人才可进行档案借阅工作。授权完成后,各公司用户可在“档案检索”中查询档案,并发起借阅审批,审批完成之后,在“档案利用——电子阅览室”中查看。

三、档案系统安全

该企业的系统建设纳入了公司整体的信息安全框架内。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程,从管理制度、操作流程和安全技术等各方面,贯彻安全保密的要求,加强安全保密管理,构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。

(一)IT系统安全

在会计档案电子化系统处理层面,该企业实现了ERP等相关业务系统和数字档案馆系统的统一用户与认证管理,并通过采用双机热备、负载均衡、安全控制列表、冗余存储、组合数据备份等I系统安全保障技术来保证会计档案电子化的T系统安全

(1)业务安全性。单据审批确认后不允许修改或修改后需要重新审批。

(2)应用安全性。统一用户管理、统一认证管理;集成企业信息化门户的单点登录管理平台,实现各专业系统一点登录:执行实时用户行为审计和安全操作自适应策略,保证授权用户的规范化操作。

(3)硬件和备份管理。双机热备,充分保障系统的安全运行;机房设计的网络环境实现网络层的负载均衡,并设置安全控制列表保护数据库服务器的安全;存储介质采用磁盘阵列模式,以保证较理想的快速安全存储;存储设备使用冗余存储模式,以保证系统数据在磁盘更换过程中不会丢失,且所有数据都有可靠备份,并可联机恢复;采用组合备份策略,由系统定期对系统数据库进行热备,通过不同频次的组合备份策略达到在软、硬件发生故障时能完整地恢复系统数据并提高硬件资源利用率的效果。

(4)内网信息安全。该企业已经建设了强大的内网信息安全管理体系和技术体系,为会计档案电子化工作奠定了良好的信息安全基础,为会计档案电子化工作提供了有力网络信息安全基础。

(二)档案使用安全

该企业为会计电子化档案专门建立了安全权限控制机制,在线浏览与会计档案原文件相互保持独立,保证会计档案电子文件所有展现形式致,从而强化了电子化档案使用时的安全性保障。

四、管理成效

企业通过实施会计档案电子化管理,支撑了会计全业务流程的电子化,促进了财务处理的自动化和业务操作快捷化,真正实现会计工作无纸化办公,有效降低了企业成本,具有显著的经济效益和社会效益。

(一)财务处理自动化

(1)实现了财务信息从业务数据获取、核算规则的人为判断到系统判断、会计凭证由人工输入到自动生成的转换。

(2)业务信息按照预先定义的会计科目映射关系,自动产生会计事件和会计凭证,财务人员的工作内容转换为对业务信息和凭证进行审核,极大地提高了财务处理效率。

(二)业务操作快捷化(以工程建设管理业务为倒)

(1)项目信息、任务信息、物资信息的“一次录入、多次复用”的机制减少了数据重复录入工作量。

(2)设备清单导入、接收直发以及自动装配等功能解决了大批量数据成批处理的操作难题,极大地提高了工程项目经理、物资账管员、物资库管员的工作效率。

(三)有效降低成本,实现节能减排

以该企业某二级单位为例,实现会计档案电子化后,初步测算纸张每年可节省133万张,纸张成本可节省约100万元,T耗材成本可节省约200万元,人员成本及库房成本减少300万元,总计节约成本600万元。