【案例三】记账凭证电子化管理后纸质原始凭证的全流程 操作

一、省市票据稽核环节确保纸质档案和电子档案一致性匹配

票据流转流程主要包括报账发起、票据扫描、票据审核、票据寄送票据接收、票据稽核和票据整理等七个环节,其中票据审核、票据稽核环节须对纸质与电子的一致性进行匹配。依托报账平台、影像系统的报账服务一体化流程在实现票据实物和电子信息并行流程管理的同时,以省市票据稽核环节有效保证纸质和电子会计档案的真实性和一致性。

(一)报账发起环节包括报账票据获取、报账单填制两个作业

(1)报账票据获取作业:报账人按报账规范取得经济事项发生过程产生的各类票据,并对报账票据的真实性、准确性、完整性、合规性、合理性进行自检。

(2)报账单填制作业:报账人在报账平台清晰、准确、完整填制与印报账单(含报账单条形码),按规范粘贴纸质报账票据,提交票据扫描电子流程,并及时将纸质报账票据提交本单位票据收集点。

（二)票据扫描环节包括票据收集、票据传递和票据扫描三个作业

(1)票据收集作业:市级分支机构、县级分支机构应设立固定的票据收集点,并由票据接收员负责收集本单位管理范围内的纸质报账票据。

(2)票据传递作业:营销服务中心、区县分公司及时递送纸质报账票据至区县分公司、市分公司票据收集点,并做好纸质报账票据的交接

(3)票据扫描作业:票据接收员从报账单首页开始,按照顺序逐页记录和签收确认。扫描符合扫描要求的纸质报账票据,确保影像票据与纸质票据保持观面、内容、顺序和数量的完全一致。

(三)票据审核环节包括直线经理电子审核、首签责任人电子审核归口部门电子审核、预资部票据审核、市分公司领导电子审批五个作业

(1)直线经理电子审核作业:直线经理及时审核报账票据的真实性合规性,履行电子审核鉴证责任。

(2)首签责任人电子审核作业:首签责任人及时审核认定报账事项合规性,履行电子审核首签责任。

(3)归口部门电子审核作业:市分公司根据内控要求及业务管理需要,可设置归口部门电子审核作业环节,归口部门及时审核报账事项合理性,履行电子审核归口鉴证责任。

(4)财务部票据审核作业:①票据稽核员履行纸质报账票据的完整性、准确性和合规性审核责任,关注属地稽核票据的发票真实性、合规性与发票金额加总及纸质与电子的一致性匹配;②财务部经理关注大额报账事项支撑依据的充分性、合规性等内容,及时审核电子流程。

(5)市分公司领导电子审批作业:根据内控审批权限要求,市分公司领导重点审核大额报账事项合理性、审批合规性等内容,及时审核电子流程并履行电子审核领导责任。

(四)票据寄送环节包括邮包制作、寄前检查、邮包寄送三个作业

(1)邮包制作作业:市分公司/区县分公司票据接收员通过影像系统生成发送清单、邮包清单,并按要求整理捆扎拟寄纸质报账票据。

(2)寄前检查作业:市分公司/区县分公司票据接收员检查核对邮包清单、发送清单、报账单、报账单附件的对应关系及其放置顺序

(3)邮包寄送作业:市分公司/区县分公司票据接收员应按日向共享中心/市分公司寄送报账票据,并在影像系统完成邮包发送操作。

五)票据接收环节包括邮包接收、票据接收两个作业

(1)邮包接收作业:共享中心/市分公司票据接收员接收邮政部门寄送邮包或分支机构自送邮包,交接双方应当面做好邮包的交接记录和签收确认。

(2)票据接收作业:共享中心/市分公司票据接收员通过影像系统按“邮包清单→发送清单→报账单”顺序进行票据接收,核对接收记录、确认接收实物数量。

(六)票据稽核环节

共享中心票据稽核员履行票据稽核责任,关注全省集中稽核票据的发票真实性、合规性与发票金额加总及纸质与电子一致性匹配;市分公司票据稽核员履行票据稽核责任,关注属地稽核票据的发票真实性、合规性与发票金额加总及纸质与电子一致性匹配(影像系统操作)。

(七)票据整理环节

共享中心票据稽核员将经共享中心票据稽核和会计审核通过的全省集中归档纸质票据根据组卷要求按份整理;市分公司票据稽核员按份整属地归档的纸质票据。