【案例二】某企业电子会计档案管理的基本做法

某企业集团财务转型与集约运营过程使会计基础工作由分散走向集中。作为会计处理过程中的基础信息载体,电子会计档案的管理发生了根本变化。其基本做法包括：

一、以信息共享为核心搭建统一的电子会计档案信息管理平台

利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息以电子会计档案管理系统为基础平台,整合会计核算系统、共享报账服务平台、银企直联系统等的报账流程报账和影像信息、自动收集的非报账类原始凭证影像信息、记账凭证电子信息、各类账簿电子信息、报表电子信息、银行回单电子信息等,保留调阅其他业务财务管理系统数据的能力,全方位提供会计档案电子信息。

有关电子会计档案管理系统电子数据的来源关系详见图9-16。

图9-16电子会计档案管理系统电子数据来源关系

2.利用电子会计档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案通过电子会计档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收

流转、出人库、调阅等工作,借此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应,使电子会计档案管理系统成为管理全生命周期会计档案的信息平台。影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子会计档案管理系统统一管理。

有关电子会计档案管理系统基本结构详见图9-17。

图17 电子会计档案管理系统基本结构

二、结合业财流程形成基础会计档案影像化整体解决方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化通过将扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化,为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑,通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产管理、税费管理、收入管理等业务管理平台生成的会计档案电子信息,方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3.通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造,在业务管理流程初期引入影像化操作,使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式,如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、多方合作寻求银行电子回单解决方案

1.寻求主要直联银行开展直联银行回单电子化试点

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合推进银行回单电子化试点,通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据,同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联,支持后续电子会计档案信息利用。

2.建立资金业务稽核机制以保证资金支付安全性和完整性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单,电子回单数据完整性无法直接核对确认,单位可依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外,其余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化,成本过高,且费时费力。通过将其余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效完成其余银行的回单电子化工作

4.基于电子回单形成电子化管理的单位收支报告体系

以基于电子回单数据完整性的电子银行回单汇总表替代电子银行对账单,在此基础上完成电子对账并形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告,实现电子对账结果与报表数据直接校验。

四、通过原始凭证条码信息实现纸质档案和电子档案双向查询

通过影像化过程中的原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题。具体实现方式如下:

(1)在报账发起环节产生原始凭证条码信息,即报账单条码,如图9-18所示。

图18 产品原始凭证条码信息

（2）在票据流转过程，通过报账单挑吗在影像系统检测可定位到当前处理环节，如图19和图20所示。

图19 报账单检索界面

图20 报账单检索结果

(3)在票据制档过程,档案操作员逐份在档案系统扫描录入报账单条形码后系统自动产生案卷号,该案卷号将纸质档案与电子档案相关联,如图9-21所示

图21 归档组卷界面

(4)生成档案后在档案查询系统(可通过多个查询条件,如报账单号、凭证号、案卷号、档盒号等)可检索纸质档案与电子档案的关联信息,如图9-22所示。

图22 归档系统多维度查询界面

五、初步形成电子会计档案整体管理方案

1.形成记账凭证电子化应用模式提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式,通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题,并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证,仅保管纸质原始凭证的做法,同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整电子信息。

实际操作中,原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位,同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

此操作不仅每年减少打印数千万张记账凭证,还将成档、制档过程的若干个关联环节压缩50%以上,大大减少纸质档案成档过程的劳动量减轻工作压力。

2.推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作,仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息;利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。