【案例一】某国有大型企业会计档案电子化管理案例

一、仅以电子形式归档保存的会计档案类型O

该企业仅以电子形式归档保存的电子会计档案包括:全部记账凭证,通过税务机关电子发票平台传输的电子发票(含电子保费发票和电子费用发票),电子报单(使用财务共享服务平台电子报单功能的),总账,日记账,明细账,固定资产卡片,电子台账,月度、季度、半年度财务会计报告,半年度、年度决算基础数据表(电子PBC表),其他内部自制电子会计资料等

二、电子会计档案管理系统与会计核算软件的对接互联关系

该企业将会计档案管理系统定位为如实记录、安全归档会计核算系统已生成的凭证、账簿、报告及其他会计档案,确保数据一致、不可篡改。系统间对接互联关系如图1所示。

图1 系统间对接互联关系

会计档案管理系统每日凌晨从会计核算系统接收前一日已过账的记账凭证,每月月底过后从会计核算系统接收当月总账、明细账、固定资产卡片信息,从BO报表系统接收会计报表。会计档案管理系统还支持人工上传电子会计档案。

三、会计档案业务处理流程

该企业全面梳理和优化会计档案业务处理流程共计20个,涵盖的流程如图2所示。

图2　会计档案业务处理流程

(一)电子会计档案的存储格式及组卷方式

对于没有实体档案与之对应的电子会计档案,包括:无附件的记账凭证,系统自动生成或直接上传的电子会计账簿、报表、其他类会计档案等,由会计档案管理系统自动进行档案收集、转换存储格式、组卷等处理,自动完成电子档案的财务归档流程。

1.电子记账凭证

存储格式:会计档案管理系统以XML格式存储记账凭证明细数据,同时每日将已接收的记账凭证汇总信息转PDF版式格式存储。组卷方式:会计档案管理系统每日接收电子记账凭证后自动组卷,以公司代码为单位,按所属会计期间、分凭证明细类型组卷至相应月份。

2.电子账簿、固定资产卡片、报表

存储格式:会计档案管理系统每月将已从会计核算系统等接收的固定资产卡片变动信息、会计报表、总账、明细账、日记账转PDF版式格式存储组卷方式:会计档案管理系统接收数据后自动按不同的档案明细类型组卷,组卷至当年,每类一年一卷。

3.内部自制电子会计资料

会计人员自行编制的重要电子会计资料应上传会计档案管理系统归档保管,不得长期分散存储于个人电脑。其主要包括:电子台账、登记簿、决算底稿、内外部审计检查电子文档或底稿、重要说明文档或证明材料、其他重要电子会计资料。

存储格式:通常以PDF格式存储。会计人员在会计档案管理系统中手工上传的 Excel等格式的电子文件如转为PDF后不便于阅读的,仍以原格式存储。

组卷方式:会计档案管理系统接收数据后自动按不同的档案明细类型组卷,组卷至当年,每类一年一卷。

4.电子报单

财务共享服务中心可使用财务共享服务平台的电子报单功能模块划转报单,会计人员应在平台上对应报单录入记账凭证的标准凭证号,建立电子报单与记账凭证的关联关系,会计档案管理系统自动获取归档。

5.有纸制原始凭证的电子记账凭证

有纸质原始凭证的,与之对应的电子记账凭证随实体会计档案一同组卷。

(二)以会计凭证为例说明纸质会计档案的收集、整理流程纸质原始凭证的收集、整理,以及建立与相关联的电子记账凭证检索关系的流程如图3所示。

图3 纸质会计档案收集、移交流程（适用于凭证类）

在收集环节,会计人员须在会计档案管理系统中逐笔建立电子记账凭证与对应原始凭证的关联关系。原则上,会计人员应于会计核算系统生成记账凭证后的第二个工作日完成收集纸质材料和系统操作。

1.费用报销类凭证

会计档案管理系统从会计核算系统中自动获取记账凭证与费用报销单号(BX码)之间的对应关系,凭证收集人员在档案系统中通过扫描报销单条形码或录人BX码,查找到对应的记账凭证。该类凭证条码为费用报销单条码,编码规则为“码规则组织机构简称(2位字母)+日期(6位)+员工号(8位)+流水号(4位)”,无须另行打印凭证条形码。

业务类凭证会计档案管理系统从会计核算系统自动获取记账凭证与收付交易码或业务单号之间的对应关系,凭证收集人员通过在档案系统中录人以上代码,查找到对应的记账凭证,生成条码粘贴在原始凭证首页。该类凭证条码的编码规则为“核算单位(4位数字)-自定义凭证编码(与会计核算系统凭证编码相同)"”。

3.其他需要收集纸质单据的凭证

在会计档案管理系统中通过凭证号、科目、金额等字段可查询定位到对应的记账凭证,生成条码粘贴在原始凭证首页。该类凭证条码的编码规则为“核算单位(4位数字)一自定义凭证编码(与会计核算系统相同)”。前述以固定码查询的凭证均可以采用本条所列方法建立关联关系。

4.多张记账凭证共用原始凭证

出现多张记账凭证共用原始单据时,一份原始单据对应的所有凭证以及这些凭证所对应的其他原始单据必须一次性建立关联关系;所有关联关系建立完毕后,收集人员才能进行文件交接工作。原始凭证首页须粘贴所有对应记账凭证的条码。

会计人员建立电子记账凭证与对应原始凭证的关联关系后,凭证收集人员在会计档案管理系统中生成交接单并提交至下一环节的会计档案整理岗,同时打印交接单与实体会计凭证一并移交给会计档案整理岗。交接单条码由系统自动生成,打印清单时自带,编码规则为“W+机编号(4位数字)+日期(8位)+流水号(6位)”。

(三)纸质会计档案的组卷流程

纸质会计档案组卷流程如图9-4所示。

图4 纸质会计档案组卷流程

在会计档案电子化管理模式下,会计凭证可以跨月、跨类型且不原号组卷,但不允许跨年组卷。财务共享服务中心可以根据自身管理和审计检查需要在会计档案管理系统中设置不允许跨月组卷,或者指定类型的凭证单独组卷。

实际组卷时,会计档案整理岗可以按交接单顺序直接组卷,也可以根据实物逐笔扫描条码选择待组卷凭证,在会计档案管理系统中生成卷内清单,卷内清单务必与实体原始凭证顺序保持完全一致。会计档案管理系统对已组卷的档案自动生成唯一档号,档号编码规则为“全宗号(HR机构代码取前4位,省略后4位数字0)+档案类别(KJ01=会计凭证、KJ02=账簿、KJ03=报告、KJ04=其他)+年月(6位,跨月时显示最大月份)+电子/实体(1位字母,其中S=实体档案,E=接口传输的电子档案)+保管期限(2位)+流水号(6位)”。会计档案整理岗在会计档案管理系统中打印卷皮(自带档号条码)和卷内清单,与纸质原始凭证一同装订。

某些原始凭证在装订组卷过程中,由于文件数目众多,会出现单份文件装订过厚的情况,不满足组卷装盒条件。会计人员可将这样的文件实体拆分组成多卷,在会计档案管理系统中选择该笔凭证,输入需要生成的卷数,系统自动生成流水号相邻的多个档号,会计人员打印卷皮和卷内清单与纸质原始凭证整理装订。

(四)纸质会计档案装盒流程纸质会计档案装盒流程如图5所示。

图9 纸质会计档案安装盒流程

会计档案整理岗将已组卷的档案装盒后,在会计档案管理系统中对应选择装为一盒的卷册,系统自动生成盒号条码,编码规则为“盒代码(B)+全宗号(HR机构代码取前4位,省略后4位数字0)+档案类别(KJ01=会计凭证、KJ02=账簿、KJ03=报告、KJ04=其他)+年月(6位,跨月时显示最大月份)+流水号(4位)”。会计档案整理岗打印盒脊背信息粘贴在档案盒上。

(五)纸质档案上架流程

1.库房初始设置

各级机构负责对本级存储会计档案的全部库房进行统计,按总公司统一规则设定库位码,对应粘贴于库房柜子或密集架的明显位置上,并由系统管理员将库房编号及库位码录人会计档案管理系统。库位码编码规则为“类型(1位字母,G=档案柜;M=密集架柜子/密集架)+库房号(1位字母,不同地点库房设置不同字母)+组号(密集架组的细号,1位数字)+列/柜编号(密集架列或者档案柜的编号,2位数字)+格编号(密集架或档案柜每个格子的编号,2位数字)”。

2.实体入库

会计档案整理岗在会计档案管理系统中扫描待入库的档案盒条码调取出相应的档案盒,打印清单,清单中库位码列为空,实体档案盒实际入库时会计人员在清单中记录每个档案盒对应入库的库位码,实体安放妥当后及时按清单记录在会计档案管理系统中录入库位码信息,完成系统入库操作。

(六)会计机构向档案管理部归档移交会计档業的流程

会计机构向档案管理部门移交电子文件包括两方面,一是将会计档案管理系统的查询会计档案目录与档案利用审批权限移交给档案管理部门,二是将电子文件备份移交档案管理部门。纸质会计档案的移交流程如图6所示。

图6 纸质会计档案的移交流程

四、会计凭证的漏单管理

依托电子会计档案管理系统,企业实现了记账凭证仅以电子形式保存,且相关联的纸质原始凭证无须按记账凭证顺号排列,会计档案处理工作效率显著提升。但是,随之带来的重要问题是如何保证纸质会计档案完整收集、无遗漏。该企业在会计档案管理系统中特别设置了“漏单检查”功能模块,用于会计人员核查实体原始凭证是否收集完整。

会计档案管理系统中设置默认部分类型凭证必须逐笔进行漏单检查,其余类型会计凭证由财务共享服务中心根据实际情况对有纸质原始单据的凭证类型设置为漏单检查项,无纸质原始单据的无须漏单检查。会计人员和档案整理人员在会计档案管理系统中完成了纸质档案收集、组卷装盒、入库操作的,系统自动默认这些会计凭证为非漏单状态,否则置为漏单状态。财务共享服务中心应指定专人(会计审核或核算人员)每月及时进行漏单检查。漏单检查人员每月应在10个工作日内对上月会计凭证开展漏单检查,对于确实无纸质附件的记账凭证置为“非漏单”,纸质附件缺失的应及时告知相关会计核算或审核人员,核实情况确为漏单的在系统中置为“漏单”状态,注明漏单原因。漏单检查人员负责跟踪、督促补齐纸质附件,原始凭证遗失的依照相关规定处理。财务共享服务中心运营支持岗负责漏单检查的统一管理,对漏单检查的执行情况进行监督,督促各漏单检查人员及时核查、处理漏单。

五、会计档案的全生命周期管理

会计档案管理系统为每一份会计档案建立全生命周期管理档案,可随时查阅该份档案所处环节,并追溯查询相关联信息。具体环节如图7所示。

图7 会计档案的全生命周期

六、明确会计机构、档案管理部门、信息技术部门技术部门的管理职责（见表1）

七、电子会计档案管理系统核心设计点

（一）归档范围与系统数据对应关系（见图8）

图8 归档范围与系数数据对应关系

（二）系统功能模块

会计档案管理系统主要包含文件收集、档案整理、档案保管、档案检索、档案利用、档案编研、档案统计和系统管理等九大功能模块，涵盖了档案管理的全过程，如表2所示。

（三）友好的用户界面（见图9）

图9 友好的用户界面

（四）会计档案管理系统的归档过程

会计核算系统和其清分数据库之间采用数据库同步润肤案件进行准实时（时效随数据写入量变化有所延迟）同步，会计电子档案抽取的数据均来自离线的会计核算系统清分数据库，如图10所示。

图10 会计核算系统清分数据库

会计凭证在系统中国的归档过程如图11所示。

图11 会计凭证在系统中的归档过程

（五）真实性、安全性保障

1.档案收集过程中的控制（见图12）

图12 档案收集过程中的控制

2.档案管理过程中的控制

(1)对数据所有操作进行全流程记录,做到操作可追溯、可审计可监控的目的,确保档案的全生命周期可追溯。

(2)档案处理过程细化权限,严格限定操作人员的可访问数据范围。

(3)对关键业务环节采用严格审批流程控制

八、会计档案管理系统的技术创新点

(1)采用双重数字签名+专有数字身份认证的方式,能够对PDF文件进行内容及水印双重签名,防止对原文和水印进行篡改。对安全级别极高的档案可以采用针对借阅人身份(员工 USB KEY)进行专有数字认证的方式,保证借阅人是唯一具有查看权限的人,如图9-13所示。

图13满阅版式文件

(2)采用 AngularIs+Css3的前端敏捷开发框架,运用轻写实加交互虚拟化的人机交互设计模式,显著提高系统的人机交互效率,使用户获得更好的使用体验。

(3)采用纯文件级数据检索,使用C语言编写响应检索程序,节省大量的数据及索引存储空间,同时采用多线程并发检索的方式,在保证搜索结果正解性的前提下有效地提高查询效率（见图14）。

图14 采用纯文件级数据检索

（4）采用完全自主研发的工作硫引擎，运用图形化的流程配置工具，针对目前的实际业务情况灵活配置出准确、高效、满足审批业务需求的工作流（见图15）。

图15 图形化流程配置工具